Logiciel VEFA : réservations, actes, appels de fonds plafonnés et encaissements

Ce qu'on attend d'un logiciel VEFA

La plupart des outils présentés comme « logiciel VEFA » sont des CRM de commercialisation : ils suivent les prospects, les options et les réservations, puis s'arrêtent à la signature. Pour un promoteur, la vente en l'état futur d'achèvement ne s'arrête pas là. Après l'acte viennent les appels de fonds, étape par étape, les encaissements, les retards de paiement, puis la livraison. Et chacun de ces montants pèse sur la trésorerie de l'opération.

Un logiciel de gestion VEFA utile tient donc la chaîne entière : le lot, la réservation, l'acte, l'échéancier légal, l'appel, l'encaissement, et leur effet sur le plan de trésorerie. C'est ainsi que CAP IMMO est construit.

La grille des lots et la commercialisation

Chaque lot a un état

La grille présente les lots du programme, étage par étage. Chaque lot porte un état : disponible, optionné, réservé, acté ou désisté. La grille se colore au fil des signatures. Sur téléphone, un appui sur un lot suffit pour poser une option devant le client.

Les options ont une date de fin. Le logiciel peut les libérer automatiquement à échéance, ou les laisser posées et signaler celles qui sont échues : le réglage se fait par programme.

Le rythme des ventes

À partir des ventes signées, CAP IMMO calcule un rythme de commercialisation et projette le stock restant à la livraison. C'est la question que la banque pose avant la garantie financière d'achèvement : où en est la pré-commercialisation, et à quelle vitesse les lots partent.

Les prospects

Un carnet de prospects garde le lot visé et la date de la prochaine relance. Les prospects à relancer remontent dans les rappels. Un commercial peut y travailler sans voir les marges : les droits suivent les rôles.

De la réservation à l'acte

La fiche de chaque acquéreur reprend les dates qui comptent dans le contrat de réservation : réservation signée, contrat notifié, dépôt de garantie versé, séquestre, acte prévu, acte signé, et, le cas échéant, dépôt restitué.

• La rétractation : à partir de la date de notification, le logiciel calcule la fin du délai de dix jours prévu par l'article L271-1 du code de la construction et de l'habitation, et signale le jour où la vente devient ferme.
• Le dépôt de garantie : la fiche affiche le plafond légal selon le délai prévu jusqu'à l'acte (5 %, 2 % ou rien, article R261-28) et marque un dépôt qui le dépasse.
• Le prêt : la date limite d'obtention et l'état du financement de l'acquéreur se suivent sur la fiche.
• Les pièces : offre de prêt, RIB, pièce d'identité, attestation d'assurance se demandent et se rangent sur la vente.

Un garde-fou évite l'erreur la plus coûteuse : un appel de fonds émis avant la signature de l'acte est signalé. Avant l'acte, seul le dépôt de garantie peut être demandé.

L'échéancier légal et les plafonds R261-14

Pour les logements vendus en VEFA, l'article R261-14 du CCH plafonne le total des sommes exigibles à chaque étape : 35 % du prix à l'achèvement des fondations, 70 % à la mise hors d'eau, 95 % à l'achèvement de l'immeuble, le solde à la mise à disposition. Le guide de l'échéancier VEFA détaille ces étapes.

Dans CAP IMMO, ces plafonds ne sont pas une simple information : ils bornent le calcul. Pour chaque acquéreur, le logiciel calcule ce qui est appelable aujourd'hui : le plafond du dernier jalon réellement attesté sur le chantier, moins ce qui a déjà été appelé, moins le dépôt de garantie imputé à l'acte. Un jalon prévu mais non attesté n'ouvre aucun appel.

Les tranches et les bâtiments

Quand un programme compte plusieurs bâtiments ou tranches, l'avancement se renseigne par tranche. Chaque acquéreur est alors plafonné par l'avancement attesté de sa propre tranche, et non par celui du bâtiment le plus avancé.

Les ventes en bloc, avec leur propre échéancier

Une vente en bloc de locaux non résidentiels relève du secteur libre : le régime protégé de l'article L261-10 vise les immeubles à usage d'habitation, ou mixtes professionnel et habitation. Ces ventes suivent l'échéancier daté prévu au contrat. CAP IMMO leur applique cet échéancier, tranche par tranche, au lieu des plafonds R261-14, et signale une vente en bloc saisie sans échéancier daté, qui retombe alors sur le plafond légal. Un appel émis au-delà des tranches échues est signalé comme une avance que l'acquéreur peut refuser.

Les ventes d'immeuble à rénover sont aussi prises en charge, avec leur propre calcul : prix de l'existant, puis part des travaux selon l'avancement.

Les appels de fonds, émis en une fois

Quand un jalon est atteint, le promoteur n'a pas à refaire le calcul lot par lot. CAP IMMO présente la liste des acquéreurs signés qui ont un montant appelable, avec le prix, le déjà-appelé, le pourcentage atteint et le montant à appeler. On décoche un acquéreur si besoin, puis les appels s'enregistrent et les courriers s'éditent, avec l'en-tête de la société et la date d'échéance.

L'attestation d'avancement du maître d'œuvre se joint au jalon. Un acquéreur dont l'appel n'a pas d'attestation jointe est signalé, et décoché par défaut : c'est la pièce que sa banque demandera pour débloquer le prêt. Le guide des appels de fonds VEFA revient sur cette procédure côté promoteur.

Une vue d'ensemble croise les acquéreurs et les étapes : pour chaque case, ce qui a été appelé, reçu, ce qui reste dû, et les impayés.

Relances et intérêts de retard

Chaque programme fixe un délai de paiement des appels, quinze jours par défaut. Passé ce délai, l'appel non réglé passe en impayé. Le logiciel prépare alors une lettre par appel : d'abord une relance, puis, au moins huit jours plus tard, une mise en demeure. La date d'envoi est enregistrée sur l'appel.

Les intérêts de retard se calculent au taux prévu à l'acte, plafonné à 1 % par mois comme le prévoit l'article R261-14. Un taux saisi au-delà est ramené au plafond. Les appels émis depuis plus de quinze jours sans encaissement pointé remontent dans les alertes du programme.

Des encaissements reliés à la trésorerie

Un encaissement se pointe sur l'appel qu'il règle, en totalité ou en partie. Ces encaissements alimentent directement le plan de trésorerie de l'opération : ce qui rentre vient des appels de fonds, ce qui sort des situations de travaux et des factures, TVA comprise.

Pour l'avenir, un échéancier prévisionnel des encaissements projette les appels de fonds au rythme prévu du chantier, sur les ventes signées et les réservations. Un retard de chantier décale les jalons, donc les encaissements, donc le point bas de trésorerie : le logiciel le montre sans ressaisie. Un résumé par programme donne l'encaissé, l'appelé en attente, l'appelable aujourd'hui et ce qui reste à appeler plus tard.

Pour la comptabilité, un export d'écritures au format FEC est disponible ; la tenue des comptes reste chez l'expert-comptable.

L'espace acquéreur

Chaque acquéreur peut recevoir une adresse personnelle, en lecture seule. Il y retrouve son lot, son prix, les jalons du chantier atteints ou prévus, ses appels de fonds et leur règlement, le reste à appeler, sa date de livraison, les réserves de son lot et ses travaux modificatifs. Les pièces qu'on lui demande y figurent aussi.

L'espace ne montre que ce que le promoteur publie. Il évite une partie des appels et des courriels qui demandent « où en est le chantier ? » ou « combien me reste-t-il à payer ? ». Il se ferme d'un geste.

Comment choisir un logiciel VEFA

Quelques questions suffisent à distinguer un CRM de vente d'un vrai outil de gestion VEFA. Posez-les pendant l'essai, sur une de vos opérations :

1. L'appel de fonds est-il plafonné par le jalon attesté ? Saisissez un jalon prévu mais non atteint : l'outil ne doit rien rendre appelable.
2. Le dépôt de garantie s'impute-t-il à l'acte ? Le premier appel doit en tenir compte, sans calcul à côté.
3. Les ventes en bloc ont-elles leur échéancier ? Un outil qui applique 35 / 70 / 95 à tout se trompe sur une vente en secteur libre.
4. Les relances sont-elles prêtes ? Retard en jours, intérêts au taux de l'acte, lettre à imprimer.
5. Un encaissement change-t-il la trésorerie ? Pointez un règlement et regardez si le plan de trésorerie bouge. Si non, il faudra tout reporter à la main.
6. Le commercial voit-il les marges ? Il ne devrait pas.
7. Peut-on reprendre son tableur ? Une grille de lots ou une liste de prospects doit s'importer depuis Excel ou CSV.

Pour une vue plus large, qui couvre aussi le bilan et le chantier, voir le guide pour choisir un logiciel de promotion immobilière.

La gestion VEFA dans CAP IMMO

Dans CAP IMMO, la vente n'est pas un module à part : la grille des lots, les appels de fonds et les encaissements alimentent le bilan promoteur et la trésorerie, et l'avancement du chantier ouvre les appels. Le même outil suit le bilan, les ventes, les appels de fonds, le chantier et la trésorerie. La démonstration s'ouvre dans le navigateur, gratuitement et sans inscription, sur quatre opérations fictives.