À faire valider par votre expert-comptable avant le premier import. Les numéros de comptes proposés sont des valeurs par défaut : un promoteur en VEFA travaille souvent en comptabilité de stocks, et le plan comptable est propre à chaque cabinet. Ce qui est exporté : les situations de travaux (avec leur TVA et leur retenue de garantie) et les factures (journal des achats), leurs paiements, les encaissements des acquéreurs et les retenues reversées (journal de banque), et les appels de fonds acquéreurs (journal des ventes). Sont aussi exportés l’acquisition du terrain (à la date de l’acte authentique), les tirages et remboursements du crédit, ses frais de dossier et les intérêts courus calculés.

Le chiffre d’affaires. Les appels de fonds sortent en acomptes reçus (compte 4191). Le chiffre d’affaires est constaté en compte 7 à l’achèvement (par défaut) ou à l’avancement des travaux, selon le réglage des numéros de comptes : la part déjà appelée solde les acomptes, le reste passe en produits à facturer. La TVA d’un appel attend en compte 4458 et ne devient TVA collectée qu’à la date où son encaissement est pointé.

Un export partiel. Le logiciel ne tient pas toute la comptabilité de la société (frais généraux, salaires, intérêts réels, inventaire) : le fichier, son nom et l’écran le disent, et l’expert-comptable le complète.

Un journal par société. En promotion, chaque opération est le plus souvent portée par une société dédiée (SCCV ou SCI de construction-vente) qui a sa propre comptabilité et son propre bilan : dans ce cas, exportez un fichier PAR programme. Choisissez « Tous les programmes » uniquement si vos opérations sont portées par une seule et même structure : au format FEC, il est refusé dès que deux programmes portent des SIREN différents.

Deux formats. Le CSV se lit dans un tableur : c'est celui qu'on ouvre pour vérifier. Le FEC — fichier des écritures comptables, article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales — est normalisé : tous les logiciels de comptabilité l'importent sans qu'on ait à redemander l'ordre des colonnes au cabinet. Son nom de fichier obéit à la norme, il faut donc le SIREN de la société qui porte le programme, saisi sur sa fiche (onglet Bilan) — y compris quand c’est la structure elle-même.

Il est encodé en ISO-8859-15, l’un des jeux de caractères admis par l’arrêté du 29 juillet 2013.

Ce fichier n'est pas le FEC de votre société. Le vrai est produit par le logiciel de votre comptable, à partir de sa comptabilité validée, et c'est lui seul qui serait remis en cas de contrôle. Celui-ci est un fichier au format FEC, fait pour être importé.