Carnet d'information du logement et DOE : ce que le promoteur remet à la livraison

Deux dossiers, deux destinataires

Le promoteur produit en fin de chantier deux dossiers qui se ressemblent mais ne servent pas les mêmes personnes.

• Le dossier des ouvrages exécutés (DOE) décrit l'immeuble tel qu'il a été réellement construit : plans conformes à l'exécution, fiches des matériaux et équipements, notices, procès-verbaux d'essais. Il sert à ceux qui exploiteront et entretiendront le bâtiment : en copropriété, le syndic et les prestataires qu'il mandate.
• Le carnet d'information du logement est propre à chaque logement. Il sert à son propriétaire, et suit le logement à chaque vente.

Les deux reposent sur la même matière première : les documents que chaque entreprise doit remettre à la fin de son lot. Un DOE bien tenu fournit l'essentiel du carnet ; un DOE absent rend le carnet impossible à constituer.

Le DOE : contenu et cadre

En marché privé, aucune loi n'impose un DOE sous ce nom : c'est le marché qui l'exige, en général en renvoyant au cahier des clauses techniques de chaque lot et à la norme NF P03-001. La mission de maîtrise d'œuvre d'exécution comprend habituellement sa réunion, au titre de l'assistance aux opérations de réception. Le contenu courant, lot par lot :

• les plans d'exécution mis à jour de ce qui a été réellement construit, réseaux compris ;
• les fiches techniques des matériaux et équipements posés, avec leurs références exactes, et les avis techniques le cas échéant ;
• les notices de fonctionnement et d'entretien des équipements : ventilation, chauffage, production d'eau chaude, ascenseur, portes de parking, contrôle d'accès ;
• les procès-verbaux d'essais et de mise en service : étanchéité à l'air, équilibrage de la ventilation, essais de réseaux, consuel ;
• les garanties des fabricants et la liste des entreprises, avec leurs coordonnées et leurs assurances.

À côté du DOE, le coordonnateur de sécurité établit le dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage (DIUO), qui rassemble ce qu'il faut savoir pour intervenir sans danger sur l'immeuble : accès aux toitures, points d'ancrage, locaux techniques. Il est remis au maître d'ouvrage à la réception, puis, en copropriété, au syndic.

Remettre le DOE à la réception

Le moment naturel de la remise est la réception des travaux : c'est là que le maître d'ouvrage a encore un levier, puisque le solde des marchés et la retenue de garantie ne sont pas payés. Beaucoup de marchés conditionnent le décompte définitif à la remise du DOE complet. Écrivez-le, avec un délai : un DOE « remis dans les meilleurs délais » n'est jamais remis.

La réception elle-même, ses réserves et la suite sont décrites dans le guide de la levée des réserves. Un DOE remis pendant la levée des réserves est encore incomplet par nature : les plans doivent intégrer les reprises. Fixez donc deux temps : un DOE provisoire à la réception, un DOE définitif à la levée des réserves.

Le DOE des parties communes se remet ensuite au syndic, avec le DIUO, lors de la livraison des parties communes. Datez cette remise et faites-la signer : les questions sur une pompe de relevage ou un plan de réseau arrivent des années plus tard, et c'est au promoteur qu'on les pose. Le guide du règlement de copropriété en VEFA rappelle le rôle du premier syndic.

Le carnet d'information du logement : ce que dit la loi

La loi n° 2021-1104 du 22 août 2021, dite Climat et résilience, a créé le carnet d'information du logement, aux articles L126-35-2 et suivants du code de la construction et de l'habitation ; un décret de décembre 2022 en a précisé le contenu, aux articles R126-32 et suivants. Il a pour objet de faciliter et d'accompagner les travaux d'amélioration de la performance énergétique.

Pour la construction neuve, le carnet concerne les logements dont la demande de permis de construire ou la déclaration préalable a été déposée à compter du 1er janvier 2023. Il concerne aussi les travaux de rénovation ayant une incidence significative sur la performance énergétique, engagés à partir de cette date. Un programme dont le permis a été déposé en 2022 n'y est donc pas soumis, même s'il est livré en 2026 ; rien n'empêche de le remettre quand même.

Le maître d'ouvrage qui fait construire le logement en établit les éléments et les transmet au propriétaire au plus tard à la livraison. Le carnet peut être tenu et remis sous forme numérique. Il suit ensuite le logement : à chaque vente, le propriétaire le transmet à l'acquéreur, au plus tard à la signature de l'acte.

Ce qu'il contient

En copropriété, les éléments relatifs aux parties communes, comme la chaufferie collective ou l'isolation de la toiture, intéressent chaque logement. Le carnet peut renvoyer aux documents tenus par le syndic plutôt que de les dupliquer ; vérifiez la formule retenue avec le notaire de l'opération.

Ce que reçoit l'acquéreur à la livraison

Du point de vue de l'acquéreur en VEFA, la livraison est le moment où il reçoit, en plus des clés :

• le procès-verbal de livraison, avec ses réserves éventuelles ;
• le carnet d'information du logement, lorsque le programme y est soumis ;
• les notices d'utilisation des équipements privatifs : ventilation, chauffage, volets, interphone ;
• les références de l'assurance dommages-ouvrage et le rappel des garanties de la construction ;
• les coordonnées du service après-vente du promoteur et la façon de signaler un désordre.

Rien de tout cela ne remplace la notice descriptive annexée à l'acte : celle-ci décrit ce qui a été vendu, le carnet décrit ce qui a été posé. Quand les deux diffèrent, par exemple une marque d'équipement remplacée par une autre « de qualité équivalente », c'est le carnet qui le révèle à l'acquéreur. Mieux vaut l'avoir expliqué avant.

Exemple chiffré : le coût d'un DOE qui manque

Exemple fictif : un programme de 20 logements, onze lots de travaux pour 2 600 000 € HT. Les marchés prévoient le décompte définitif après remise du DOE complet. Trois lots, dont le lot ventilation, ne l'ont pas remis à la livraison.

Les 21 000 € retenus sont le levier qui fait revenir les entreprises : c'est l'argument pour conditionner le solde au DOE par écrit. Le montant de reconstitution est un ordre de grandeur indicatif, très variable ; il montre surtout que le DOE coûte peu quand l'entreprise le produit au fil du chantier, et cher quand quelqu'un d'autre doit le refaire.

Organiser la collecte pendant le chantier

1. Écrire l'exigence dans chaque marché : liste des pièces du DOE, format numérique, délai de remise, solde conditionné à la remise.
2. Demander les fiches techniques à la commande, pas à la fin : le maître d'œuvre les vise de toute façon avant la pose. La fiche visée est la fiche du DOE.
3. Tenir un tableau de complétude par lot, revu en réunion de chantier dans les deux derniers mois : le compte rendu nomme les pièces manquantes et les entreprises concernées.
4. Préparer un carnet type par typologie : un T2 et un T3 du même étage partagent l'essentiel de leurs pièces ; seuls les plans, le DPE et quelques équipements changent.
5. Remettre et faire accuser réception : signature sur le procès-verbal de livraison ou accusé numérique, pour chaque logement.
6. Archiver l'ensemble à la clôture de l'opération : la responsabilité décennale court encore dix ans après la réception.

Le carnet d'information du logement dans CAP IMMO

Dans CAP IMMO, le carnet d'information du logement se constitue pour chaque logement du programme, à partir d'une liste de pièces qui distingue celles qui découlent des textes et celles qui sont recommandées. Les pièces des parties communes se déposent une fois, celles de chaque logement sur la fiche de l'acquéreur, et une pièce peut être marquée sans objet. Le logiciel indique les carnets complets et remis, et la remise du DOE et du DIUO au syndic se date dans l'opération. La démonstration s'ouvre dans le navigateur, gratuitement et sans inscription.