Compte rendu de chantier : le modèle hebdomadaire et ce qu'il engage

À quoi sert le compte rendu de chantier

La réunion de chantier rassemble chaque semaine le maître d'œuvre et les entreprises dont les travaux sont en cours ou imminents. Le compte rendu en garde la trace écrite. Il remplit trois fonctions :

• coordonner : chaque entreprise sait ce qu'elle doit faire, pour quand, et ce qu'elle attend des autres lots ;
• informer le maître d'ouvrage, qui n'assiste pas à toutes les réunions, de l'état réel du chantier ;
• prouver : une date, une demande, un arrêt, une absence, une réserve d'une entreprise sur le travail d'une autre.

C'est cette troisième fonction que les promoteurs sous-estiment. Quand un litige surgit, sur un retard, des pénalités, un travail supplémentaire ou une suspension du délai de livraison, on ressort les comptes rendus. Ce qui n'y figure pas devient difficile à démontrer. Le guide du suivi de chantier place le compte rendu dans l'ensemble du pilotage ; celui-ci en détaille le contenu.

Qui le rédige, qui le reçoit

La rédaction relève de la direction de l'exécution des travaux, confiée au maître d'œuvre, ou de l'OPC quand cette mission est distincte. Le rôle de chacun est décrit dans le guide de la maîtrise d'œuvre d'exécution. Le promoteur peut rédiger des notes, mais il ne devrait pas tenir lui-même le compte rendu officiel : ce n'est pas son rôle, et un compte rendu rédigé par le maître d'ouvrage se discute plus facilement.

La diffusion se fait à tous, et pas seulement aux présents :

• les entreprises titulaires de lots, y compris celles qui n'interviennent pas encore ;
• le maître d'ouvrage, et son assistant s'il en a un ;
• l'architecte de conception, quand la mission est partagée, et les bureaux d'études ;
• le contrôleur technique et le coordonnateur sécurité et protection de la santé ;
• les sous-traitants acceptés, par l'intermédiaire de leur entreprise principale, selon l'organisation retenue.

Le contrat de maîtrise d'œuvre fixe le délai de diffusion ; deux jours ouvrés après la réunion sont un usage courant. Un compte rendu diffusé dix jours plus tard arrive après la réunion suivante, et ne sert plus à coordonner. Une diffusion par voie électronique, avec une liste de destinataires stable et un accusé de réception, suffit à dater l'envoi.

Le contenu type d'un compte rendu hebdomadaire

1. L'en-tête : opération, numéro de la réunion, date, rédacteur, date de la prochaine réunion.
2. Les présences : présents, absents excusés, absents non excusés, entreprises convoquées pour la prochaine fois. Une absence répétée se lit ici d'abord.
3. Les conditions de la semaine : météo, journées d'arrêt et leur cause, effectifs par entreprise.
4. L'avancement par lot, comparé au planning : en avance, conforme ou en retard, avec le nombre de jours.
5. Les observations par lot : ce qui ne va pas, ce qui est demandé, à qui, pour quelle date. Chaque observation porte un numéro et reste dans le compte rendu jusqu'à ce qu'elle soit soldée.
6. Les plans et documents : plans d'exécution reçus, visés, refusés, en attente.
7. La sécurité : remarques du coordonnateur, installations de chantier, propreté.
8. Les points maîtrise d'ouvrage : décisions attendues du promoteur, travaux modificatifs des acquéreurs, choix de matériaux, avenants en cours.
9. Le rappel des délais : prochains jalons, en particulier ceux qui déclenchent les appels de fonds.
10. La mention de clôture : délai dans lequel les destinataires peuvent formuler leurs observations écrites.

Le modèle hebdomadaire : un compte rendu fictif complet

Exemple fictif : la réunion n° 31 d'un collectif de 22 logements en lots séparés, au quatorzième mois de chantier. Les noms d'entreprises sont inventés.

Trois choses à remarquer. Les observations sont numérotées et reconduites jusqu'à leur levée : l'obs. 28-03 date de trois semaines, et la répétition fera foi. Les arrêts sont attribués lot par lot, et non au chantier entier : deux jours de pluie n'ont arrêté que l'étanchéité. Et le devis des garde-corps est mentionné comme non accepté, ce qui évite qu'une entreprise invoque plus tard l'accord du maître d'ouvrage.

Ce que vaut un compte rendu de chantier

Aucun texte général ne définit le compte rendu de chantier. Sa valeur dépend des marchés, du contrat de maîtrise d'œuvre et de la manière dont il a été tenu. Plusieurs points sont toutefois constants en pratique :

• C'est un moyen de preuve. Diffusé à tous, non contesté, il établit des faits datés : présence, avancement, arrêt, demande.
• Le silence peut valoir acceptation, lorsque les marchés stipulent qu'un compte rendu non contesté dans un délai donné est réputé accepté. D'où la règle : relire chaque compte rendu, et contester par écrit ce qui est inexact, y compris côté maître d'ouvrage.
• Il ne remplace pas un ordre de service, sauf si le marché le prévoit. Un arrêt, une reprise, une prolongation de délai s'écrivent dans un ordre de service signé.
• Il ne remplace pas un avenant. Dans un marché à forfait, l'entrepreneur ne peut demander d'augmentation du prix pour des changements ou des augmentations, sauf s'ils ont été autorisés par écrit et le prix convenu avec le propriétaire (code civil, article 1793). Une ligne de compte rendu qui « valide » une modification n'est pas un avenant signé, et peut pourtant servir d'argument à l'entreprise.

Réserves et observations : ne pas mélanger

Le même mot recouvre des choses différentes sur un chantier, et le compte rendu doit les distinguer :

• les observations de la maîtrise d'œuvre pendant les travaux : un défaut, une demande, une non-conformité à reprendre avant la suite ;
• les réserves d'une entreprise sur le support d'un autre lot : le menuisier qui signale des appuis hors tolérance avant de poser. Notée au compte rendu, la réserve protège l'entreprise qui l'émet et désigne le lot qui doit reprendre ;
• les réserves de réception, inscrites au procès-verbal de réception entre le promoteur et chaque entreprise ; le compte rendu en suit ensuite la levée, mais ne les crée pas. La méthode est décrite dans le guide de la levée des réserves.

Ce que le promoteur doit y lire chaque semaine

Un compte rendu se lit en cinq minutes si l'on sait où regarder :

• Les jalons qui déclenchent les appels de fonds VEFA : leur date probable a-t-elle bougé ? Si oui, le plan de trésorerie aussi.
• Les arrêts justifiés : ils prolongent le délai des entreprises et, s'ils sont admis par les actes, le délai de livraison des acquéreurs.
• Les retards imputés à une entreprise nommément : base des pénalités au décompte.
• Les décisions qui vous attendent : chaque semaine de silence du maître d'ouvrage est un argument pour l'entreprise.
• Les absences répétées et les attestations manquantes, premiers signes d'une entreprise en difficulté.

Ce que valent quelques lignes : un exemple chiffré

Reprenons l'exemple fictif. Sur l'hiver, les comptes rendus ont consigné 9 jours d'arrêt réel pour intempéries, attestés chaque mois par la maîtrise d'œuvre. Les actes de vente prévoient 30 € de pénalité par jour de retard et par logement au-delà des causes légitimes, sur 20 logements vendus, soit 600 € par jour. Ces neuf jours documentés écartent 9 × 600 = 5 400 € de pénalités si la livraison glisse. Le même raisonnement est développé dans le guide du retard de livraison VEFA. Et la mention « devis non accepté » des garde-corps évite une discussion à 7 560 € HT au décompte de fin de marché du lot 1.

Les comptes rendus dans CAP IMMO

Dans CAP IMMO, chaque compte rendu de chantier se range dans son opération, daté, avec son fichier, et se crée aussi depuis le téléphone lors d'une visite. Le planning compare les jalons prévus aux jalons attestés, les ordres de service d'arrêt et de reprise entrent dans le calcul des pénalités des entreprises, et les réserves se suivent par lot jusqu'à leur levée. La démonstration s'ouvre dans le navigateur, gratuitement et sans inscription.